Nøgleord på siden:

Klik på ’Tilføj’ for at skrive det nøgleord, som du vil tilføje til siden. Du kan tilføje ét ord eller et samlet udtryk ad gangen.

Klik på ’Se’ for at se, hvilke nøgleord andre brugere har tilknyttet til denne side. Klikker du på et bestemt nøgleord, vil du få en liste over de sider, hvor netop dette nøgleord findes.

Klik på ’Find’ for at komme til en oversigt over alle nøgleord (tagcloud).

Her følger en række gode råd til, hvordan I kan holde et rigtig godt bestyrelsemøde.

Pas på de dårlige vaner
På møder, som har de samme deltagere fra gang til gang, opstår der hurtigt vaner – gode som dårlige. Måske starter møderne forsinket på grund af forsinkede deltagere. Måske starter mødet med smalltalk, som er gået hen og blevet kutyme. 

Det kan også hurtigt blive de samme, der siger noget på møderne, og det er også meget normalt, at der går en halv time med en runde, hvor alle skal fortælle, hvad der er sket siden sidst. Vaner kan være gode, fordi de skaber tryghed og gør det let at planlægge.

Men vaner skaber ikke altid det ønskede resultat og engagement. Og de kan skræmme nye medlemmer væk.

Derfor er det en god ide at overveje, hvilke vaner og uvaner, der er i jeres mødekultur – og om der er noget, I kan gøre, for at mødet bedre lever op til jeres forventninger.

Husk den gode dagsorden

Møder skal være effektive og udbytterige i forhold til det, mødets initiativtagere gerne vil opnå. De skal engagere deltagerne, give energi og konkret inspiration til det, der skal laves efter mødet. 
 
Sørg for at strukturere møderne ved at overveje:

• Har mødet et klart mål?
• Har I lavet en dagsorden?
• Er der møderegler?
• Er tiden til de enkelte punkter realistiske?

Vær bevidst om de enkelte mødemål

Overvej før mødet, hvad formålet er med de enkelte punkter på dagsordenen og sikre, at hver enkelt mødemål nås. Klare mødemål fortæller deltagerne, hvad dagsorden-punktet skal munde ud i.

Det må ikke være noget, som deltagerne skal gætte sig til. Hvis mødemålene er uklare, er der risiko for, at deltagernes forventninger er forkerte eller bare forskellige – og dermed for at der opstår uenighed og spildes tid på mødet.

Det skal fremgå, om et givent punkt er til orientering, til beslutning eller til diskussion (idéudveksling) - og i så fald, hvad ideerne skal bruges til.

Eksempler på mødemål i en dagsorden:

Brug mindre tid på orientering og mere tid på diskussion/dialog som leder til handling
Mange bestyrelser bruger unødig lang tid på orientering i begyndelsen af et møde. Meget af den information kan gives i forvejen – evt. via e-mail til de bestyrelser/grupper, hvor alle har adgang.

Andet kan vente til slutningen af mødet, så punkter til diskussion tages i starten af mødet, hvor der er mest energi blandt deltagerne.

Det er vigtigt, at energien bruges på de emner, hvor der skal tages beslutninger, og hvor udvikling af aktiviteter er i fokus.

Lav referater der rykker

Et godt referat kan bruges som en køreplan, der giver overblik over, hvor langt bestyrelsen er kommet med planlagte aktiviteter, og hvem der er ansvarlig for at udføre hvad og hvornår.

Det er også en god idé at opsummere løbende undervejs på mødet og ligeledes få opsummeret beslutningerne til sidst på mødet – det giver overblik og sikre ejerskab fra deltagerne.

Det skal fremgå tydeligt af referatet, hvem der har påtaget sig ansvar for opgaver, og hvornår disse skal være færdiggjort.

Lav en aktivitetsplan
Det kan være en god idé at lave en aktivitetsplan for hele året og revidere den til hvert møde, så man kan følge, hvordan det går med de forskellige aktiviteter, og det fremgår, hvad der mangler at blive gjort. Det kan bringe fokus og effektivitet i mødet.

Husk den gode kommunikation
Vis forståelse for andres synspunkter og støt aktivt – det viser forståelse og anerkendelse. Sørg for, at alle kommer på banen i starten af mødet – evt. ved at et emne diskuteres to og to.

Læg eventuelt op til at der laves nogle runder, hvor alles synspunkter i forhold til en given sag bliver hørt. Stil aktive spørgsmål i løbet af mødet – det inspirerer og tvinger deltagerne til at deltage. Nedenfor gives nogle forskellige måder at håndtere og involvere forskellige persontyper i gruppesammehæng:

Typer - hvordan håndterer man dem?
Enetaleren: 

• Brug taktiske afbrydelser
• Begræns ham eller hendes taletid
• Gør brug af møderegler

Den passive/uinteresserede:

• Stil direkte spørgsmål
• Spørg ind til personens holdning og mening

Den positive: 

• Involver personen
• Deres energi og input kan være vigtigt for resultatet

Den negative:

• Spørg ind til personens faglige stolthed, holdning og erfaring
• Anerkend hans/hendes input og skriv dem gerne op

Den kloge:

• Spørg resten af deltagere, hvad de synes om personens input

Prøv at evaluere nogle af jeres møder for at finde ud af, hvad mødedeltagerne synes fungerer, og hvad der kunne fungere bedre. I kan eventuelt gøre sådan:

• Hver deltager får 2 minutter til at tænke over eget udbytte samt forslag til forbedringer
• Tag derefter en runde, hvor hver deltager for max. 1 minut til at fortælle. Bed dem om at undgå gentagelser af tidligere udtalelser. Skriv pointer ned på en flipover/ eller et stort stykke papir hængt op på vægen.
  
• Bed så deltagerne at fordele 5 streger på de udsagn – positive som negative – som de mener, er mest dækkende for mødet.
• Tæl stregerne op og opsummer i gruppen

 
Til top

Tilbage

 

 

 

Sidst ændret: 24-05-2011

Du er her: Forside › Støt os › For frivillige › Lokalforeningernes frivillige › Det gode bestyrelsesmøde