Stort projekt for talspersonerne i Genbrug skal gøre det nemmere at samarbejde på tværs
Hvad gør man, når onsdagsholdet ikke ved, hvad mandagsholdet laver? WhatsApp, håndbog og kollegamøder skal gøre det nemmere for de 120 talspersoner at samarbejde på tværs af 180 hold frivillige.
Skal kopper og underkopper stadig tapes sammen eller ej? Hvad skal prisen være? Hvornår skal en vare smides ud? Hvordan håndterer jeg en konflikt?
Når mere end 1.000 frivillige fordelt på 180 hold skal gøre tingene nogenlunde på samme måde, kan det være en udfordring, at holdenes talspersoner meget sjældent møder hinanden.
De arbejder nemlig på forskellige tidspunkter og dage – nogle om formiddagen, andre om eftermiddagen.
- Man kan godt blive irriteret over småting, selv om der ofte kan være en god forklaring, siger udviklingskonsulent Kim Steen Carlsen.
Mål: Større arbejdsglæde og mere klarhed
Han er ansvarlig for et omfattende projekt, der skal gøre det nemmere for de 120 talspersoner i kræftens Bekæmpelses 18 genbrugsbutikker at samarbejde på tværs af holdene i den enkelte butik og samtidig tydeliggøre deres rolle.
Det er fedt at opleve, at en lille skepsis i starten hos nogle er blevet vendt til et stort engagement og en stor åbenhed.
Han var gennem 6 år selv distriktschef for fire genbrugsbutikker indtil maj sidste år og kender derfor butikkernes hverdag fra ’indersiden’.
- Jeg håber, at når projektet er slut, vil talspersonerne opleve en større arbejdsglæde, færre småkonflikter og mere klarhed, fordi de er blevet bedre til at samarbejde og informere hinanden, og deres rolle er blevet tydeligere, siger Kim Steen Carlsen.
Han vil gerne starte med en stor ros til talspersonernes gå-på-mod i processen.
- Det er fedt at opleve, at en lille skepsis i starten hos nogen er blevet vendt til et stort engagement og en stor åbenhed, siger Kim Steen Carlsen, der har afviklet over 60 møder og workshops på tværs af butikker i hele landet, når projektet er afsluttet.
Dejligt at få talspersons-kolleger
Gertrud Lauritzen på 80 år er talsperson for 11 frivillige i butikken i Aalborg. Hun hjælper blandt andet med at koordinere vagtplaner og er bindeled til distriktschefen.
Hun arbejder fra 9 til 14 'plus det løse’ og har ansvar for porcelæn og sølvvarer, er på lageret og ordner og prissætter smykker sammen med to kolleger fra de andre hold.
Hendes erfaring med undervisning og ledelse som ergoterapeut gennem et langt arbejdsliv bruger hun i arbejdet som talsperson.
- Jeg kan rigtig godt lide at være med til at træffe beslutningerne, og jeg synes, det er vigtigt, at man brænder for rollen, siger hun.
Når der så kommer en konflikt, er det svært at vide: Hvad er mine beføjelser? Hvad gør man for eksempel, hvis en frivillig er blevet senil og sætter forkerte prismærker på?
Hvad må en talsperson?
En stor spørgeskemaundersøgelse i starten af projektet viste, at mange af talspersonerne har svært ved at definere deres roller og ansvar: Hvad må de egentlig, og hvad besluttes fx af distriktschefen?
Desuden efterlyste de hjælp til konflikthåndtering og samarbejde i det daglige og hjælp til kommunikation, så man kan levere sine budskaber på den bedst tænkelige måde.
Gertrud Laurizen oplever generelt få konflikter i sin butik i Aalborg, hvor der er et godt sammenhold, understreger hun. Men der har da været situationer med fx længerevarende sygdom eller en frivillig, der var tilknyttet en kort periode, som havde svært ved at leve op til beslutninger, der var taget i fællesskab.
- Når der så kommer en konflikt, er det svært at vide: Hvad er mine beføjelser? Hvad gør man for eksempel, hvis en frivillig er blevet senil og sætter forkerte prismærker på? Det er mest de personlige ting, der er svære at håndtere, forklarer hun.
Hun er glad for, at der kommer mere fokus på samarbejde mellem talspersonerne på tværs af holdene, og oplever, at hendes egen arbejdsglæde bliver endnu større.
- Jeg er allermest glad for, at jeg får nogle talsperson-kolleger, så man ikke står alene i rollen, siger hun.
Hun håber desuden, at det bliver mere attraktivt at være talsperson i fremtiden.
- Før har det nok været lidt sådan, at folk meldte sig, fordi der ikke var andre, der rakte hånden op. Jeg tror, at det her kan være med til, at det bliver noget, man gør, fordi man virkelig vil det, og det bliver mere givende og spændende.
Et af målene med projektet er derfor at få tydeliggjort talspersonernes rolle. Selve de oprindelige arbejdsopgaver bliver ikke anderledes fremover, men det skal være tydeligere både for talspersonerne og de frivillige, hvad opgaven og rollen er.
Derfor bliver der nu udarbejdet en håndbog til talspersonerne, hvor opgaverne beskrives mere klart.
Her vil der være en lang række gode råd, tips og praktiske eksempler på, hvordan de forskellige arbejdsopgaver kan løses.
Møder kun for talspersoner
Som det er i dag, mødes talspersonerne fra hver butik til fire årlige talspersonmøder med distriktscheferne.
Dagsordenen bliver hurtigt meget lang, fordi talspersonerne ikke altid har koordineret med hinanden og holdene, hvad der er deres fælles holdning, eller hvad der er vigtigst at prioritere, forklarer Kim Steen Carlsen.
- Måske kommer mandagsholdet med nogle ønsker og tirsdagsholdet med nogle andre, og der kan gå lang tid med at diskutere frem og tilbage. Hvis talspersonerne derimod siger: "Vi vil gerne have er ny reol i legetøjsafdelingen eller en anden måde at gøre det på i kassen", så bliver det lyttet mere, og de opnår større gennemslagskræft og involvering.
Derfor er flere butikker begyndt at holde møder kun for talspersonerne – før mødet med distriktscheferne.
- Talspersonerne kan bruge hinanden meget mere og få glæde af hinandens erfaringer, så ingen føler, de står alene som talsperson, siger Kim Steen Carlsen.
I Aalborg-butikken har alle butikkens talspersoner mødtes med Kim Steen Carlsen og fået skabt et rum, hvor de lærer hinanden bedre at kende.
- Det er rigtig rart, at vi kan dele mere med hinanden som kolleger, fortæller Gertrud Lauritzen.
- Kim var god til at få os til at fortælle og få nogle ting på bordet, hvor fundamentet blev lagt til at få skabt et fortroligt rum. Før mødtes vi aldrig bare os, men fremover kan vi både dele praktisk info og mere følsomme ting. Vi er jo kolleger og ikke arbejdsgivere.
WhatsApp til korte beskeder
Talspersonerne fra Aalborg er desuden begyndt at bruge beskedtjenesten WhatsApp til at kommunikere med hinanden.
På den måde får de overleveret en masse praktiske informationer, der før skulle skrives i en bog på frokostbordet eller på mail. Nogle gange blev distriktschefen også indblandet, selv om det måske ikke var nødvendigt.
Et godt eksempel er kørsel til udviklingsmødet i Randers i februar, hvor talspersonerne skulle koordinere kørsel med hinanden. Nu foregik det på WhatsApp i stedet for lange mailtråde.
- WhatsApp er oplagt til korte beskeder og overlevering af praktisk info som: ”Vi har fået lavet et temabord færdigt” eller ”vi blev ikke helt færdige med at sætte priser på tøjet i dag”, så man undgår irritation hos næste hold, forklarer Kim Steen Carlsen.
Den er også oplagt, hvis man fx mangler en frivillig i vagtplanen, fordi alle se svaret - modsat på mail.
- Allervigtigst kan det bruges til at give hinanden et skulderklap. Det er fedt, at man kan løfte hinanden på den måde, siger han.
App’en egner sig til gengæld ikke til at løse større konflikter, der kræver lidt mere forklaring og uddybning.
- Men forhåbentlig er der færre misforståelser, når det bliver nemmere at kommunikere med hinanden på den her måde, siger Kim Steen Carlsen.
Det bliver spændende at følge, hvordan frivillige, talspersoner og distriktschefer forhåbentlig kommer til at mærke, at bl.a. informationsflowet bliver bedre og giver mere overskud til alle.
Mere overskud i hverdagen
De planlagte udviklingsdage for talspersonerne kører for fuldt blus, og der sættes punktum den 26. februar i Kolding.
Udviklingsdagene er tilrettelagt, så de er afsluttet før fællesmøderne i marts og april. På disse møder er alle frivillige med og bliver her informeret om, hvilke ansvarsområder en talsperson har, og hvordan der bliver arbejdet med rollen.
- Det har været et ønske fra talspersonerne, at det bliver formidlet klart til de andre frivillige, hvilke ansvarsområder, de har, så det bliver klart for alle, hvilket mandat de har. De kan godt opleve en manglende forståelse for deres arbejde, når de fx skal videregive en besked fra distriktscheferne, forklarer Kim Steen Carlsen.
Selv om projektet officielt slutter i september, vil der stadig være masser udvikling i gang i de forskellige butikker, hvor nogle fx arbejder videre med at udbrede samarbejdet mellem talspersonerne på tværs af butikker.
- Det bliver spændende at følge, hvordan frivillige, talspersoner og distriktschefer forhåbentlig kommer til at mærke, at bl.a. informationsflowet bliver bedre og giver mere overskud til alle. Også til distriktscheferne, der kan fokusere mere på udvikling af butikken, siger Kim Steen Carlsen.
Ultimativt handler det om glade kunder i butikken, siger han.
- At kunderne i butikkerne oplever, at der er god stemning og handler mere, fordi de mærker, at de kommer ind i en butik, hvor tingene fungerer, hvor man taler pænt til hinanden og er glade for at være og komme på arbejde, siger han.